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Die nachfolgenden Informationen sollen Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseiten sowie als Kunde oder Interessent der epostbox geben und Sie zugleich über Ihre Rechte als Betroffene/r informieren.
Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne der DSGVO sind:
epostbox epb GmbH, Kaiserdamm 29, 14057 Berlin
Vertretungsberechtigt sind: Sven Sonnadara, Matthias Beetz
Bei Fragen zum Datenschutz oder für den Fall, dass Sie Grund zum Vorbringen einer Datenschutzbeschwerde sehen, erreichen Sie unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte wie folgt:
epostbox epb GmbH
Stephan Wagner
Kaiserdamm 29
14057 Berlin
Telefon: +49 151 11448409
E-Mail: datenschutz@epostbox.de
Zudem steht Ihnen die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit als Ansprechpartnerin zur Verfügung:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Auf unserer öffentlichen Webseite verwenden wir keine Cookies (weder Session-Cookies, noch Marketing-Cookies), um Ihnen ein ungestörtes Surferlebnis ohne Cookie-Hinweise zu ermöglich. Auf unserer Kunden-/Druckplattform (printing.epostbox.de) nutzen wir hingegen einen Session-Cookie, um Ihr Login dort für die Dauer der Nutzung zu halten. Für Supportzwecke und zur Missbrauchsabwehr speichern wir dort für die Dauer von 30 Tagen auch alle von Ihnen durchgeführten Vorgänge, wie z.B. Login/Logout, Suchanfragen, Dokumenteneinstellungen und -abrufe, Druck- und Versandkonfigurationen oder Serienbriefkommandos. Darüber hinaus speichern wir auf unserer Druckplattform alle Auftrags- und Dokumentendaten, die Sie uns im Rahmen der Prozessverarbeitung bereitstellen, und zwar so lange, wie Sie es im Administrationsbereich der epostbox vorgeben. Danach werden diese Daten gelöscht.
Wenn Sie unser Kunde sind, speichern wir diejenigen Kundendaten, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung und/oder nach den gesetzlichen Anforderungen erforderlich sind. Dies sind Adressdaten Ihres Unternehmens, Kontaktdaten der Mitarbeiter, mit denen wir in Kontakt stehen, zur Durchführung der Faktura nötige Buchhaltungsdaten, unser Kommunikationsverlauf mit Ihnen sowie die Anzahl und Art Ihrer Aufträge. Den genauen Inhalt der Aufträge (z.B. Briefdokumente, Empfängeradressen) speichern wir jedoch nur so lange, wie Sie dies im Administrationsbereich selber einstellen (vgl. oben).
Daten, die Sie auf unserer öffentlichen Webseite in eines unserer Kontaktformulare eingeben, werden per E-Mail an unseren Kundenservice weitergeleitet. Diese Daten werden zur Kontaktaufnahme mit Ihnen in unsere Betriebssoftware (ERP-System) übertragen. Ebenso werden Daten, die unser Kundenservice oder unsere Kundenberater im Rahmen von Akquisitionsaktivitäten aufnehmen, weil Sie sich für unsere Dienstleistungen interessieren oder Kunde werden möchten, in unser ERP-System aufgenommen und dort zum Zwecke der ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung gespeichert.
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Erfüllung Ihrer Wünsche und Anforderungen, also in der Regel zur Beantwortung Ihrer Anfrage oder zur Abwicklung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages, sowie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen.
Die Daten werden vorrangig für die Vertragserfüllung oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 (1) b) DSGVO verarbeitet.
Darüber hinaus erfolgt gemäß Art. 6 (1) c) DSGVO eine Verarbeitung auch zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie z.B. § 40 PostG.
Wir führen uns überlassene personenbezogene Daten nicht mit anderen Daten zusammen und führen keinerlei Bewertungen (Profiling) durch.
Die epostbox epb Gmbh trifft alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. In bestimmten Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten bei der Übermittlung durch die sog. Secure Socket Layer-Technologie (SSL) verschlüsselt. Das bedeutet, dass die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und den epostbox-Servern unter Einsatz eines anerkannten Verschlüsselungsverfahrens erfolgt, wenn Ihr Browser SSL unterstützt. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter der epostbox epb GmbH sorgfältig geschult und haben sich auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DSGVO in Verbindung mit dem BDSG (neu) sowie zur Einhaltung des Post- und des Privatgeheimnisses verpflichtet.
Für den Fall, dass Leistungen von uns über Dritte abgewickelt werden, übermitteln wir Ihre Daten im erforderlichen Umfang an den jeweiligen Kooperationspartner oder Dienstleister. Dies sind z. B. Logistikpartner sowie sonstige an der Erbringung von Postdienstleistungen beteiligte Unternehmen. Ebenso erfolgt eine Weitergabe im Rahmen von gesetzlichen Verpflichtungen, denen die epostbox epb GmbH unterliegt (z.B. Datenweitergabe an Ermittlungsbehörden).
Eine andere Übermittlung weiterer personenbezogener Daten findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie sie erforderlich sind. Die Erforderlichkeit ergibt sich zum einen aus gesetzlichen Speicherfristen, wie z.B. § 257 HGB oder § 147 AO. Zum anderen ergibt sich die Erforderlichkeit aus unserer Pflicht zur Erfüllung und Abrechnung eines mit Ihnen bestehenden Vertrages und aus der Notwendigkeit des Nachweises der korrekten Vertragserfüllung.
Sofern Daten nicht aus steuerrechtlichen oder handelsrechtlichen Gründen längeren Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden diese im Falle der Beendigung der Geschäftsbeziehung in Anlehnung an § 195 BGB für maximal weitere vier Jahre gespeichert und sodann gelöscht.
Personenbezogene Daten, die Sie uns als Interessent unserer Dienstleistungen über eines unserer Kontaktformulare hereingegeben haben, werden in unserer Betriebssoftware (ERP-System) solange vorgehalten, wie es zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
Ihnen stehen die folgenden Betroffenenrechte zu:
a) Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben,
b) Berichtigung, sofern Ihre Daten nicht korrekt gespeichert sind,
c) Löschung oder – sofern Speicherpflichten bestehen – Einschränkung der Verarbeitung der für den genannten Zweck nicht mehr erforderlichen Daten,
d) Daten, die von ihnen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten,
e) Widerspruch einzulegen gegen die Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken oder für den Fall, dass die Verarbeitung Ihrer Daten auf einem berechtigten Interesse beruht,
f) ein uns gegenüber gegebenes Einverständnis in eine bestimmte Art der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen,
g) Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen, sofern Sie Zweifel an einer datenschutzkonformen Verarbeitung Ihrer Daten haben.
Sofern Sie uns gegenüber von Ihren Rechten als Betroffene/r Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an uns als Verantwortliche oder an die von uns benannten Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten vgl. Ziffern 1. bis 3.).
